|
|
Комментарии к реквизитам документаРеквизит (01) "Государственный герб Российской Федерации" Помещают на бланках документов только строго в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. На документах образовательных учреждений не используется. Реквизит (02) "Герб субъекта Российской Федерации" Помещают на бланках документов только в соответствии с правовыми актами субъектов. На документах образовательных учреждений не используется. Реквизит (03) "Эмблема организации" Помещают на бланках образовательного учреждения (если она имеется) в соответствии с Уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или реб субъекта РФ. Реквизит (07) "Код формы документа" Коды располагаются в две строки: сначала код организации по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО), затем код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД). Реквизит (08) "Наименование организации" Наименование образовательного учреждения должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах. Реквизит (09) "Справочные данные организации" Справочные данные об учреждении включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефонов, факсов, счетов вбанке, адрес электронной почты и др.) Реквизит (10) "Наименование вида документа" Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.), составленного или изданного учреждением, регламентируется Уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД (унифицированная система организационно-распорядительных документов). Реквизит (11) "Дата документа" Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документе являются несколько учреждений, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Реквизит (12) "Регистрационный номер документа" Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Реквизит (13) "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Реквизит (14) "Место составления или издания документа" Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование учреждения" и "Справочные данные об учреждении". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Реквизит (15) "Адресат" В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа руководителю учреждения, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата. Реквизит (16) "Гриф утверждения документа" Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания после слова), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Реквизит (17) "Резолюция" Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает: Реквизит (18) "Заголовок к тексту" Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту. Заголовой грамматически согласовывается с названием документа, например: приказ "О реорганизации структуры школы", протокол "Заседания Совета трудового коллектива". Реквизит (19) "Отметка о контроле" Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметку обозначают букву "К", словом или штампом "Контроль". Реквизит (20) "Текст документа" Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетангием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", "были", "находились" и т.д.). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таьлицы должны быть пронумерованы, и на последующих страницах печатаются только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово "Таблица" и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть. В тексте документа, подготовленного на основании документов других учреждений или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: намименование документа, наименование организации-автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к ктексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруютя арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) учреждений, действующих на принципах единоначалия, а также на документах, адресованных руководству учреждения, изложение должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах, устанавливающих права и обязанности учреждений, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комиссия осуществляет функции", "в состав комиссии входят", "комиссия установила"). В письмах используют следующие формы изложения:
Реквизит (21) "Отметка о наличии приложения" Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Реквизит (22) "Подпись" В состав реквизита "Подпись" входят: При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, например:
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Экземпляры документов, остающихся в делах учреждения, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи лиц и визы согласования. Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ ("Зам", "И.О.") и его фамилия. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту "/" перед наименованием должности. Такие документы в спорных случаях будут признаны не имеющими юридической силы. Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложения, отступив 2-3 межстрочных интервала. Реквизит (23) "Гриф согласования документа" Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Предварительное обсуждение проекта текста документа необходимо для принятия правильных управленческих решений. Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри учреждения (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с колегиальными органами общественных объединений (профсоюзными комитетами, с слветами трудовых коллективов). Внутренне и внешнее согласование выражаются в разных формах. Для внутреннего согласования используется визирование документов (24), для внешнего - гриф согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (пишется крупно, без кавычек и знаков препинания на конце, от границы левого поля). Затем указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (от границы левого поля). Далее - личная подпись (от границы левого поля) и расшифровка подписи, и, наконец, дата. Например: При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе укзывают название документа в именительном падеже, его дату и номер. Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно, от левого поля. Например:
Если грифов согласования много, оформляется лист согласования. Реквизит (24) "Визы согласования документа" Реквизит "Виза" используется для внутреннего согласования документов и ознакомления с ними. Рекыизит включает: При наличии замечаний со стороны визирующего они излагаются на отдельном листе, виза дополняется налписями "Не согласен", "Возражаю", "С п.7 не согласен", "Замечания прилагаются" и т.п. Исходящие документы визируются на экземпляре, оставшемся в организации, остальные документы - на первом экземляре. Виза ознакомления - подтверждение факта доведения документа до сведения работников. Оформляется следующим образом: Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе. Реквизит (25) "Оттиск печати" Оттиск печати ставится на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовую печать учреждение имеет право изготавливать и использовать при получении свидетельства о государственной аккредитации. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Реквизит (26) "Отметка о заверении копии" При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную подпись "Верно" (от левого поля, с большой буквы); должность лица заверившего копию; личную подпись; рашифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в учреждении. При пересылке копии документа в другое учреждение или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. Реквизит (27) "Отметка об исполнителе" Например: Реквизит (28) "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" Отметка проставляется на исполненных документа, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет зраниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка об исполнении документа и отправлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
Где и как должны быть расположены описанные реквизиты смотрите на странице расположения реквизитов документа. |
|
© Olga Ermolick 2009-2024 Сайт ГБДОУ №17 Центрального района Санкт-Петербурга 17@dou-center.spb.ru Политика организации в отношении обработки персональных данных на сайте |