Комментарии к реквизитам документа

Реквизит (01) "Государственный герб Российской Федерации"

Помещают на бланках документов только строго в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. На документах образовательных учреждений не используется.

Реквизит (02) "Герб субъекта Российской Федерации"

Помещают на бланках документов только в соответствии с правовыми актами субъектов. На документах образовательных учреждений не используется.

Реквизит (03) "Эмблема организации"

Помещают на бланках образовательного учреждения (если она имеется) в соответствии с Уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или реб субъекта РФ.

Реквизит (07) "Код формы документа"

Коды располагаются в две строки: сначала код организации по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО), затем код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).
Код по ОКПО имеют все зарегистрированные организации. Этот код может быть заранее поставлен на документы.
Код по ОКУД проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в классификатор управленческой документации. Например:
0221052 - должностная инструкция
0222152 - штатное раписание
0276030 - график отпусков.

Реквизит (08) "Наименование организации"

Наименование образовательного учреждения должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах.
Сокращеннон наименование учреждения приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное гаименование (в скобках) помещают ниже полного.

Реквизит (09) "Справочные данные организации"

Справочные данные об учреждении включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефонов, факсов, счетов вбанке, адрес электронной почты и др.)
Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Адресные данные образовательного учреждения необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с образовательным учреждением, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.
Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи, т.е. с указанием индекса, республики, края, области, района, города, улицы, номера дома.
Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телекса, электоронной почты.
Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например, на гарантийных письмах.

Реквизит (10) "Наименование вида документа"

Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.), составленного или изданного учреждением, регламентируется Уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД (унифицированная система организационно-распорядительных документов).
В письме наименование вида документа не указывается.

Реквизит (11) "Дата документа"

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документе являются несколько учреждений, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, а также даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания и регистрации оформляются цифровым способом, арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например, 01.03.2010.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 01 марта 2010г.
ГОСТ впервые узаконил проставление нуля перед цифрами, обозначающей день месяца в словесно-цифровой форме датирования. Проставление нуля в данном случае является обязательным, поскольку затрудняет подделку документа. Данный ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами (последовательность: год, месяц, число), однако в нем не оговариваются конкретные случаи применения такого датирования.

Реквизит (12) "Регистрационный номер документа"

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой работы с документацией.
Для внутренних документов - приказов, протоколов, распоряжений - это обычный порядковый номер в пределах календарного года.
Для исходящих документов, в основном писем, индекс состоит из нескольких частей: индекса структурного подразделения, составившего документ; номера дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа; порядкового номера регистрации. Например: 03-08/116 (03 -индекс структурного подразделения, 08 - номер по номенклатуре, 116 - порядковый регистрационный номер документа).
Регистрационный номер документа, составленного двумя или несколькими учреждениями, включает порядковые номера, присвоенные учреждениями - авторами документа, через косую черту в порядке указания авторов-составителей, например: 822/413/145.
На документах, отправляемых из учреждения (исходящих), регистрационные номера ставятся на подлиннике и копии, остающейся в учреждении.
На приложениях к поступившим или отправляемым документам индексы не ставятся.

Реквизит (13) "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Реквизит (14) "Место составления или издания документа"

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование учреждения" и "Справочные данные об учреждении". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Реквизит (15) "Адресат"

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа руководителю учреждения, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата.
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не указывают.
Если документ адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.

Реквизит (16) "Гриф утверждения документа"

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания после слова), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Если документ составлен не на бланке, то в наименование должности включается наименование учреждения.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол заседания
Совета школы
от 00.00.00 №00

Гриф утверждения в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание дополнительно удостоверяется оттиском печати.

Реквизит (17) "Резолюция"

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает:
фамилию и инициалы исполнителя
содержание поручения
срок исполнения
подпись руководителя
дату написания резолюции, например

Волковой А.В.
Петровой А.В.

Прошу подготовить проект нового Устава школы
к 00.00.00
личная подпись
00.00.00 

Если исполнителей несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки "ответственный").
При необходимости написания второй и последующей резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе, но это менее удобно из-за возможности их потери в дальнейшем.

Реквизит (18) "Заголовок к тексту"

Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту. Заголовой грамматически согласовывается с названием документа, например: приказ "О реорганизации структуры школы", протокол "Заседания Совета трудового коллектива".
Заголовок может состоять из нескольких строк, каждая строка заголовка имеет законченный смысл. строки заглавия пишутся без перtносов, без кавычек и знаков препинания на конце.
Заглавие не должно быть более четырех строк. Заголовок к тексту можно не указывать на документах формата А5.

Реквизит (19) "Отметка о контроле"

Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметку обозначают букву "К", словом или штампом "Контроль".

Реквизит (20) "Текст документа"

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетангием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", "были", "находились" и т.д.).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таьлицы должны быть пронумерованы, и на последующих страницах печатаются только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово "Таблица" и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других учреждений или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: намименование документа, наименование организации-автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к ктексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруютя арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) учреждений, действующих на принципах единоначалия, а также на документах, адресованных руководству учреждения, изложение должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности учреждений, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комиссия осуществляет функции", "в состав комиссии входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа
- от первого лица единственного числа
- от третьего лица единственного числа.

Реквизит (21) "Отметка о наличии приложения"

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложениие и количества экземпляров.
Приложение:
1. Акт сдачи-приемки дел при смене руководства на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень локальных актов школы на 5 л. в 3 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение:
1. Акт на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень на 5 л. в 3 экз.

Слово "Приложение", независимо от количества прилагаемых документов всегда употребляется в единственном числе. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например: Приложение: брошюра 1 экз.

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова "Приложение". В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме. Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме днлается следующая пометка: Приложение: по описи.

Реквизит (22) "Подпись"

В состав реквизита "Подпись" входят: 
- наименование должности лица, подписывающего документ (полное, т.е. с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без названия организации, на документе оформленном на бланке); 
- личная подпись; 
- расшифровка подписи.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: 
Директор школы № 000     Личная подпись     И.И.Иванов 
Заместитель директора по УВР     Личная подпись     С.И.Сидорова

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: 
Председатель комисии     Личная подпись     П.П.Петров 

Члены комиссии      Личная подпись     Н.П.Николаев 
                                Личная подпись     Н.В.Носова

Экземпляры документов, остающихся в делах учреждения, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи лиц и визы согласования.

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ ("Зам", "И.О.") и его фамилия. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту "/" перед наименованием должности. Такие документы в спорных случаях будут признаны не имеющими юридической силы.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложения, отступив 2-3 межстрочных интервала.

Реквизит (23) "Гриф согласования документа"

Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Предварительное обсуждение проекта текста документа необходимо для принятия правильных управленческих решений. Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри учреждения (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с колегиальными органами общественных объединений (профсоюзными комитетами, с слветами трудовых коллективов).

Внутренне и внешнее согласование выражаются в разных формах. Для внутреннего согласования используется визирование документов (24), для внешнего - гриф согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (пишется крупно, без кавычек и знаков препинания на конце, от границы левого поля). Затем указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (от границы левого поля). Далее - личная подпись (от границы левого поля) и расшифровка подписи, и, наконец, дата. Например:
СОГЛАСОВАНО
Инспектор по охране труда
Личная подпись   И.О.Фамилия
10.10.2010г

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе укзывают название документа в именительном падеже, его дату и номер.

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно, от левого поля. Например:

Если грифов согласования много, оформляется лист согласования.

Реквизит (24) "Визы согласования документа"

Реквизит "Виза" используется для внутреннего согласования документов и ознакомления с ними. Рекыизит включает: 
- личную подпись визирующего и её расшифровку; 
- дату визирования; 
- наименование должности визирующего.

При наличии замечаний со стороны визирующего они излагаются на отдельном листе, виза дополняется налписями "Не согласен", "Возражаю", "С п.7 не согласен", "Замечания прилагаются" и т.п.

Исходящие документы визируются на экземпляре, оставшемся в организации, остальные документы - на первом экземляре.

Виза ознакомления - подтверждение факта доведения документа до сведения работников. Оформляется следующим образом:
С приказом ознакомлен:   Личная подпись      И.О.Фамилия.

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Реквизит (25) "Оттиск печати"

Оттиск печати ставится на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовую печать учреждение имеет право изготавливать и использовать при получении свидетельства о государственной аккредитации.

Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Реквизит (26) "Отметка о заверении копии"

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную подпись "Верно" (от левого поля, с большой буквы); должность лица заверившего копию; личную подпись; рашифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Секретарь МОУ СОШ №000    Личная подпись    И.О.Фамилия     00.00.0000г 

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в учреждении.

При пересылке копии документа в другое учреждение или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Реквизит (27) "Отметка об исполнителе"

Например:
Михайлов 545 77 80 или Михаил Петрович Михайлов 545 77 80

Реквизит (28) "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"

Отметка проставляется на исполненных документа, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет зраниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении документа и отправлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Где и как должны быть расположены описанные реквизиты смотрите на странице расположения реквизитов документа.