В Excel ведется база данных сотрудников для автоматизации работы с документами: выполняется слиянием с Word-файлом автоматическое заполнение договоров, соглашений, уведомлений.

В данном примере выполняется слияние данных Excel-Excel.

скачать Excel- файл с базой сотрудников

скачать Excel-файл - приказ о приеме на работу

В файле с базой сотрудников, используя, например, надстройку VBA-excel (в бесплатной демо-версии можно использовать до 100 раз в сутки, т.е. не более 100 ячеек), склоняем ФИО в винительный и родительный падежи по формуле: =СКЛОНЕНИЕ(B2;4), где B2- адрес ячейки с ФИО в именительном падеже, а цифра 4 - номер падежа в списке. Аналогично склоняем должности сотрудников. В сети можно найти и другие инструменты для склонения по падежам.

Далее сокращаем форму написания в родительном падеже до вида "Фамилия И.О." формулой =СЦЕПИТЬ(ЛЕВСИМВ(СЖПРОБЕЛЫ(D2);НАЙТИ(" ";СЖПРОБЕЛЫ(D2);1));ПСТР(СЖПРОБЕЛЫ(D2);НАЙТИ(" ";СЖПРОБЕЛЫ(D2);1)+1;1);".";ПСТР(СЖПРОБЕЛЫ(D2);НАЙТИ(" ";СЖПРОБЕЛЫ(D2);НАЙТИ(" ";СЖПРОБЕЛЫ(D2);1)+1)+1;1);"."), где D2 - адрес ячейки с ФИО в родительном падеже.

В этой таблице создаем дополнительный столбец, где будем ставить метку "x" (лат.) - см. первый столбец на первом скриншоте.

Переходим в файл с приказом, в который импортируем данные из базы сотрудников.
Дату подставляем, используя формулу: =ВПР("x";'[список уведомленияVBA.xls]Лист1'!$A$1:$K$124;7;0)

, где искомое значение - это метка "x", а цифра 7 - это порядковый номер столбца с нужными данными файла-экспортера. То есть данные будут браться из той строки, которую мы в базе отметим крестиком (латинским X).

Если все оформляется одной датой, то в дальнейшем в ячейках с датами можно указывать ссылку на импортируемую первой ячейку, в данном случае это ячейка K13.

Аналогично подставляем другие нужные нам данные, указывая, из какого столбца их брать. В формулу можно добавить текст для визуального улучшения расположения слов в тексте приказа:

При работе с облачными документами используем сервис Google Sheets:
сделать копию файла google sheets>> (приказ и данные на разных листах одного файла).

Функция ВПР работает аналогично Excel, но склонение по падежам приходится делать вручную.
Если у вас есть решение для склонения по падежам в GoogleSheets, буду рада помощи: adminer@dou17-spb.ru